Excel必備技能——打印優(yōu)化技巧

在日常工作中，我們經(jīng)常需要將Excel表格打印出來。但是，如果不進行正確的設置，打印出來的效果可能會不盡如人意。本文將為大家介紹10個實用的打印優(yōu)化技巧，讓您的Excel文檔打印得心應手。1. 只打印

在日常工作中，我們經(jīng)常需要將Excel表格打印出來。但是，如果不進行正確的設置，打印出來的效果可能會不盡如人意。本文將為大家介紹10個實用的打印優(yōu)化技巧，讓您的Excel文檔打印得心應手。

1. 只打印需要的區(qū)域

很多情況下，我們并不需要打印工作表的全部，而只需要打印某一內(nèi)容。此時，我們需要為打印指定打印區(qū)域。方法是先點擊菜單命令“視圖→分頁預覽”，然后在預覽視圖中選擇要打印的單元格區(qū)域，點擊菜單命令“文件→打印區(qū)域→設置打印區(qū)域”或者點擊右鍵，在彈出菜單中點擊“設置打印區(qū)域”命令。這樣，打印時就會只打印我們選中的區(qū)域部分了。如果設置完成后需要向已有的打印區(qū)域添加單元格，那么只要選中要添加的單元格，然后在該區(qū)域上點擊右鍵，在彈出菜單中選擇“添加到打印區(qū)域”即可。

2. 設計自定義的頁眉和頁腳

頁眉和頁腳是Excel中打印輸出時的重要組成部分。我們可以根據(jù)需要自定義頁眉或頁腳。只要點擊菜單命令“文件→頁面設置”，然后在打開的對話框中點擊“頁眉/頁腳”，或者直接點擊菜單命令“視圖→頁眉和頁腳”，都可以打開自定義頁眉和頁腳對話框。我們要做的，只是在“頁眉”或“頁腳”下方的下拉列表中選擇需要的頁眉頁腳樣式就可以了。當然，我們也可以直接在編輯框中輸入我們所需要的內(nèi)容。

3. 打印公式

要想打印公式，需先在工作表上顯示公式。方法是先點擊菜單命令“工具→公式審核→公式審核模式”。此時，含公式的單元格顯示的就是公式本身而非公式的計算結果了。此時，按正常情況打印，就可以得到含公式的工作表了。

4. 黑白色打印

在屏幕上為不同單元格指定不同顏色是非常好看的，但未必打印到紙上也好看。尤其是我們的打印機并非彩色打印機時，更需要簡單的黑白色打印。只要點擊菜單命令“文件→頁面設置”，打開“頁面設置”對話框。然后點擊“工作表”選項卡，選中“單色打印”復選項就可以了。

5. 重復標題

工作表如果比較跨頁，我們當然需要在每一頁中都能夠看到表格的標題行。還是在“頁面設置”對話框的“工作表”選項卡中，在“打印標題”下的“頂端標題行”右側的輸入框內(nèi)輸入標題行所在的行號，或在“左端標題列”右側的輸入框輸入標題列所在的列號，就可以使每一頁都能打印標題行或標題列。

6. 批注和錯誤單元格

默認情況下批注是不會打印出來的。而如果使用了公式，那么經(jīng)常會出現(xiàn)一些不可避免的錯誤值，如REF!等，而默認情況下這些錯誤值是要打印出來的。我們可以根據(jù)需要選擇是否打印批注或錯誤值。打開“頁面設置”對話框的“工作表”選項卡，對于錯誤值來說，只需要在“錯誤單元格打印為”右側的下拉列表提供的“顯示值”、“空白”、“――”、“N/A”等幾種方式中作出相應的選擇就可以了。對于批注，則可在“批注”右側的下拉列表中選擇“如同工作表中的顯示”選項或“工作表末尾”選項。

7. 在指定位置分頁

Excel會根據(jù)行高列寬自動分頁，但這種分頁往往不符合我們的需要，所以，我們還會經(jīng)常需要手動分頁。選中某行或某列，點擊菜單命令“插入→分頁符”，可以在該行的上方或該列的左側插入分頁符，使選中的行或列位于另外一頁。如果選中某單元格，點擊菜單命令“插入→分頁符”，可以在該單元格的左上角插入分頁符，相當于在該單元格所在行的上方及所在列的左側均插入了分頁符。要刪除分頁符，需選中分頁符下方的行或右側的列或右下角的單元格，然后點擊菜單命令“插入→刪除分頁符”。

8. 按紙的寬度或頁數(shù)打印

打開“頁面設置”對話框，點擊“頁面”選項卡。先在“紙張大小”右側的下拉列表中選擇我們使用的紙型，然后選中上方的“調整為”單選項。在右側的“頁寬”輸入框中輸入“1”，然后將“頁高”輸入框中的數(shù)字刪除。這樣，就可以使工作表按我們所選定紙的寬度打印了。如果要同時指定打印的頁數(shù)，那么，就在“頁高”輸入框內(nèi)輸入頁數(shù)。

9. 同時對多個工作表進行設置

一個工作簿中往往有多個工作表，而在打印時往往這些工作表的設置又基本相同。如果逐份工作表設置，那當然麻煩。我們可以先單擊第一張工作表的標簽，然后按住“Ctrl”鍵單擊其它工作表的標簽，將這些工作表同時選中。然后再進行相應的頁面設置。如果這些工作表是相鄰的，那么，我們可以單擊第一份工作表標簽后，再按住“Shift”鍵，單擊最后一份工作表標簽，將它們之間的工作表同時選中。

10. 打印多個工作簿

要想同時打印多個工作簿，需要點擊“常規(guī)”工具欄上的“打開”按鈕，在“打開”對話框中，按住“Ctrl”鍵，逐一選中要打印的工作簿，然后點擊對話框中“工具”菜單中的“打印”命令，就可以將選中工作簿的當前工作表中的內(nèi)容一一打印出來。

總結

以上就是10個實用的Excel打印優(yōu)化技巧。通過這些技巧的運用，我們可以輕松地控制Excel打印的各種細節(jié)，讓打印出來的文檔更加符合我們的需求。