提高效率節(jié)約成本的文檔打印技巧

在辦公室日常工作中，文件的打印是一個(gè)必不可少的環(huán)節(jié)，然而很多時(shí)候我們需要反復(fù)打印多次，浪費(fèi)大量紙張和打印機(jī)耗材。通過使用“壓縮”功能進(jìn)行打印，可以提高效率，同時(shí)節(jié)約打印成本。 利用Word的“壓縮”打

在辦公室日常工作中，文件的打印是一個(gè)必不可少的環(huán)節(jié)，然而很多時(shí)候我們需要反復(fù)打印多次，浪費(fèi)大量紙張和打印機(jī)耗材。通過使用“壓縮”功能進(jìn)行打印，可以提高效率，同時(shí)節(jié)約打印成本。

利用Word的“壓縮”打印功能

Word作為最常用的文字排版軟件之一，自Word 97版本起就支持“壓縮”打印功能。在編排好文檔后，點(diǎn)擊“文件”菜單中的“打印”命令，選擇“縮放”一欄中的“每頁(yè)的版數(shù)”，可以將文檔內(nèi)容壓縮到一頁(yè)上進(jìn)行打印。例如，選擇每頁(yè)的版數(shù)為4，即可用4張紙打印出一個(gè)16頁(yè)的文檔，有效節(jié)約了紙張的使用。

使用打印機(jī)程序?qū)崿F(xiàn)文檔“壓縮”打印

對(duì)于沒有“壓縮”打印功能的軟件，可以通過打印機(jī)驅(qū)動(dòng)程序來實(shí)現(xiàn)。許多打印機(jī)都支持“壓縮”打印，比如hp 1000。在執(zhí)行打印操作時(shí)，選擇“屬性”并在“文檔選項(xiàng)”中設(shè)定每張紙上的頁(yè)面數(shù)，完成設(shè)置后即可實(shí)現(xiàn)每頁(yè)紙打印多頁(yè)內(nèi)容，達(dá)到節(jié)約紙張的效果。

利用工具軟件實(shí)現(xiàn)文檔打印壓縮

如果你的打印機(jī)不支持“壓縮”打印，可以借助工具軟件如FinePrint來解決問題。安裝FinePrint后，系統(tǒng)會(huì)新增一個(gè)虛擬打印機(jī)，“FinePrint 2000”。在打印文檔時(shí)選擇此虛擬打印機(jī)，彈出FinePrint打印設(shè)置對(duì)話框，可以設(shè)置每張紙打印的頁(yè)面數(shù)，選擇實(shí)際打印機(jī)后即可完成打印操作。FinePrint提供了諸多打印選項(xiàng)，如頁(yè)面重復(fù)打印、頁(yè)面排列等，幫助用戶更靈活地控制打印輸出。

注意事項(xiàng)及建議

在選擇每張紙打印的頁(yè)面數(shù)時(shí)，需要根據(jù)文檔排列的密集程度和字體大小來確定，一般選擇2或4較為合適，選擇過大的數(shù)字可能導(dǎo)致打印內(nèi)容難以辨認(rèn)。合理利用文檔打印壓縮功能，不僅可以提高工作效率，還能節(jié)約資源，是辦公室打印中的一種智慧選擇。