提高效率：使用Office文檔自動(dòng)更名工具

很多朋友在誤刪或因其他原因丟失Office文檔后，常用FinalData等恢復(fù)軟件進(jìn)行“搶救”，但尋回來(lái)的文檔名稱(chēng)卻往往是一串長(zhǎng)長(zhǎng)的自動(dòng)生成的數(shù)字或字母，我們不得不一一手工打開(kāi)文檔查看文章標(biāo)題，然后再

很多朋友在誤刪或因其他原因丟失Office文檔后，常用FinalData等恢復(fù)軟件進(jìn)行“搶救”，但尋回來(lái)的文檔名稱(chēng)卻往往是一串長(zhǎng)長(zhǎng)的自動(dòng)生成的數(shù)字或字母，我們不得不一一手工打開(kāi)文檔查看文章標(biāo)題，然后再給這個(gè)文檔重命名。如果文件很多，這種工作相當(dāng)繁瑣。有沒(méi)有簡(jiǎn)便的方法給恢復(fù)的Office文檔快速命名呢？本文介紹的“Office文檔自動(dòng)更名工具”就可以幫助我們自動(dòng)尋找丟失的Office文檔名并重命名。

使用指南

下載“Office文檔自動(dòng)更名工具”，它是一個(gè)共享軟件，安裝后運(yùn)行，其界面如圖所示。軟件目前支持對(duì)Word和Excel文檔的自動(dòng)更名操作。當(dāng)我們利用“Office文檔自動(dòng)更名工具”對(duì)大量搶救出的文檔進(jìn)行重命名時(shí)，可按以下步驟操作。

1. 查找需要更名的文檔

首先選擇是對(duì)Word還是Excel文檔進(jìn)行更名操作，然后單擊右上角有文件夾圖標(biāo)的按鈕進(jìn)行瀏覽，選擇需要操作的文件所在的文件夾。此時(shí)，軟件將把此文件夾下包括子文件夾中的所有Word或Excel文檔列到左側(cè)的列表中，這些都是待操作的文件。

2. 選擇需要更名的文檔

首先選擇需要進(jìn)行更名的文檔，支持多選，可用Ctrl鍵和Shift鍵輔助進(jìn)行多選。如果需要將所有文件更名，可直接勾選界面左上部“選中所有文檔”這個(gè)選項(xiàng)。

3. 設(shè)定文檔標(biāo)題特征

為文檔標(biāo)題設(shè)定合適準(zhǔn)確的特征可大大節(jié)省自動(dòng)更名耗費(fèi)的時(shí)間。一般而言，文檔標(biāo)題都在第一行或前幾行，且字體和字號(hào)大小都不同于正文。首先，選擇標(biāo)題可能用到的字體，可以多選，選中字體數(shù)量多找到標(biāo)題的概率高但速度慢，反之速度快則概率低，一般選兩、三種自己最常用的字體為宜；其次，輸入標(biāo)題可能存在的行數(shù)范圍，一般默認(rèn)即可；再次，輸入標(biāo)題字號(hào)大小，一般默認(rèn)即可。如果文檔設(shè)置了密碼，可在“密碼”后的文本框中輸入，否則留空。

4. 搜索并重命名

特征設(shè)定好后，點(diǎn)擊“搜索標(biāo)題”，軟件就會(huì)按照選中文檔的順序自動(dòng)查找標(biāo)題，如果找到了，則自動(dòng)填寫(xiě)在當(dāng)前行“新文件名”列，沒(méi)找到符合特征的標(biāo)題則留空。搜索完畢后，點(diǎn)擊“重命名”即可完成文檔自動(dòng)更名操作，此時(shí)可以選擇對(duì)哪些文檔進(jìn)行重命名操作。如果此前勾選了“自動(dòng)重命名”選項(xiàng)，則搜索到標(biāo)題后自動(dòng)重命名，不再需人工干預(yù)。

小貼士

1. 軟件的主要原理其實(shí)是在后臺(tái)調(diào)用Word或Excel程序?qū)ξ臋n進(jìn)行打開(kāi)、識(shí)別操作，所以必須保證電腦中已經(jīng)安裝了上述軟件。

2. 由于用恢復(fù)軟件搶救出來(lái)的文檔有的文件結(jié)構(gòu)已經(jīng)損壞或部分損壞，所以有時(shí)會(huì)無(wú)法打開(kāi)或跳出莫名其妙的對(duì)話框而影響軟件運(yùn)行，該軟件為此還附帶了一個(gè)名叫“彈窗自動(dòng)點(diǎn)擊器”的小工具，由于功能很簡(jiǎn)單，在此不再贅述。

3. 如果部分文檔一次不能查找到標(biāo)題，建議更換標(biāo)題特征多試幾次，會(huì)有不錯(cuò)的效果。